Máquinas para captura de documentos

A escolha do equipamento para digitalizar documentos, cheques ou tickets depende de diversos fatores:

1) Quantia de documentos a arquivar.

2) Quantia de documentos que transitam em um dia no seu ambiente de trabalho.

3) A janela de tempo para digitalizar.

Estas condições determinarão qual scanner será a ponta de diamante da nossa organização digital. Isto não quer dizer que, precisando de um equipamento de alta velocidade, teremos que abandonar o uso das impressoras multifuncionais ou de escâneres com menores prestações e velocidade. Com certeza, cada um destes equipamentos encontrará um espaço em alguma mesa ou unidade de trabalho onde o movimento e as exigências são menores.

Um GED que reúne em um único aplicativo todas as funções que precisamos para digitalizar, reconhecer, assinar, compartilhar e guardar em segurança documentos de qualquer espécie e natureza. Trabalha com drivers Twain e WiaTwain 32 e 64 bits garantindo a compatibilidade com centenas de escâneres fornecidos no mercado mundial.  

Teoricamente, o preço que se paga em tecnologia é diretamente proporcional ao resultado que o produto pode lhe proporcionar. Em outras palavras, quanto melhor, mais caro. 

Mas nem sempre o melhor é adequado pra determinada pessoa. Logo, o caro, que no caso de scanners é muito caro, justificaria apenas para quem usa com muita frequência e necessita da mais alta qualidade, ou seja, laboratórios, gráficas, bureaux de impressão, empresas de digitalização e armazenamento de documentos digitais, etc.

É bom, portanto, remarcar que, se a intenção é escanerizar diariamente muitos documentos, é necessário ter equipamentos que tenham a capacidade de escanerizar altos volumes por dia.

É difícil determinar qual o scanner que Você precisa, mas podemos tracejar uma escala de sugestões calculada em base as prestações oferecidas por algumas marcas e modelos.

Em matéria de escâneres multifuncionais as opções são ainda muito limitadas:

- Toda a série de escâneres MicroREI é multifuncional no verdadeiro sentido da palavra. Estas jóias da nossa era capturam documentos frente e verso até o formato A4 e Letter, geram PDF/A on-line, protocolam os documentos utilizando até código a barras, imprimem carimbos, interpretam códigos a barras, OCR e ICR automaticamente, assim como podem ler linhas magnéticas cmc7 e E13b. O designer é projetado para devolver os documentos na mesma ordem de como entraram e alcançam uma velocidade de até 150 páginas por minuto e 300 imagens por minuto. O preço é o melhor do planeta, sendo que o software de digitalização e arquivação de documentos é incluso na compra do equipamento com serviços básicos de SQL local e opcionais de Web Services e protocolo SOAP.

- Kodak, concorrente direto da REI,  possui uma linha de escâneres tradicionalmente imbatíveis por velocidade e prestações, além de ter equipamentos especiais para documentos fora de padrão. Contudo, estes escâneres são muito caros e nem completamente multifuncionais de verdade. Cada modelo possui, de fato, somente um  parcial das funções dos MicroREI. Além do mais, o software não é incluso no equipamentto, mas deve ser adquirido através de uma solução fornecida a parte, conforme exigências do comprador.

Entre os escâneres nem totalmente multifuncionais mas com prestações que se adaptam a uma correta digitalização simples dos documentos, podemos citar o ArtixScan DI4020 da MicroTek, acompanhado por um rudimentar software da ABBYY Fine Reader para o OCR.

Como determinar uma marca e modelo de Scanner que possa satisfazer nossas exigências.

É com certeza a pergunta mais difícil a se responder. A inumerável quantia e diversidade de marcas e modelos oferecidos no mercado atual apresentam características frequentemente enganadoras, sendo que esta tecnologia, para se sustentar, aponta inicialmente sobre a quantidade de potenciais consumidores que, de fato, não sempre são grandes empresas, fóruns, bancos, cartórios ou públicas administrações. 

Como resultado, lamentamos que 95% dos equipamentos para digitalização, presentes no comércio, são projetados e saem de fábrica com funções e prestações que em breve seremos obrigados a rejeitar, admitindo não ter corretamente avaliado antes o que estavamos comprando. A curiosidade e a vontade de ter uma multifuncional com OCR (a possibilidade de capturar uma imagem e reconhecer os caracteres como texto) representa há anos o sonho do usuário comum e do profissional brasileiro. Este desejo, pouco suportado pela informação e o conhecimento do que realmente seria uma tecnologia OCR de verdade e como ela possa ser utilizada da melhor maneira, é ainda o alvo dos predadores do mercado da digitalização. 

Sem citar marcas ou modelos específicos porque, com quase certeza cada um de nós tem em casa ou no escritório ou no ambiente de trabalho um destes equipamentos de baixo nível, chamados frequentemente de multifuncionais, quero emumerar a seguir algumas características que fazem destes instrumentos algo de inútil e, em breve, peças que, além de ocupar as vezes muito espaço e gastar enormes quantias de consumíveis, deverão ser necessariamente doados para entidades de caridade, entidades públicas com poucos recursos governamentais ou abandonadas nas ruas, perto das lixeiras, para que alguns coletores de lixo levem e usem para ganhar um dinheirinho, que servirá para tomar uma cervejina a mais no final de semana.

1) Scanner que digitaliza uma folha por vez, e só de um lado, gera muito tempo de trabalho humano e facilita, de sequência, erros  na digitalização. Além do mais, estes escâneres são lentos e utilizam mercúrio. Você já deve ter reparado que as vezes eles apresentam uma mensagem de espera alertando que o equipamento deve aquecer antes de escanerizar. Eles são, portanto produtos tóxicos e não deveriam estar disponíveis para crianças.

2) Muitas marcas apresentam modelos de escâneres, multifuncionais e não, descrevendo seus produtos como geradores de arquivos de imagem com OCR ou Pdf. Isto, quase nunca é verdade. 95% dos modelos de escâneres em comércio não têm OCR on-line e não geram OCR on-line. De fato, estes equipamentos são acompanhados por um software de gestão que mascara esta geração como opção escolhida pelo Usuário, mas capturam somente imagens Bitmap que, após ser transformadas em Jpeg passam por um processamento via software para cumprir o pedido. 

Neste sentido, a maioria dos equipamentos mantém uma parceria com empresas tipo IRIS, ABBYY Fine Reader ou LeadTools, que fornecem um toolkit de desenvolvimento para o tratamento das imagens após a captura. Isto gera, para o Usuário, um tempo de espera e reduz a velocidade do trabalho de digitalização. Ademais, este tipo de digitalização, interdita frequentemente a possibilidade do reconhecimento on-line que leva ao OMR (interpretação de formulários pré-definidos).

3) O Escâner não é uma impressora, mas pode ser uma impressora se tiver linhas de impressão para protocolar ou carimbar os documentos durante a escanerização.

4) Para um escâner ser multifuncional, além de ter linhas para impressão e soltar PDF online, ao invés que simples imagens, deve ter também uma verdadeira tecnologia OCR integrada no firmware, que leia e interprete códigos a barras, campos de caracteres pré-definidos e até caracteres E13b e cmc7. É difícil ainda hoje entender porque os Bancos, que detém a maior parte do capital de giro do país, se obstinam a não utilizar escâneres multifuncionais de alta tecnologia nas Agências: Uma atitude que, além de continuar favorecendo o uso tóxico do mercúrio com impressoras multifuncionais de alto custo, deixa para fora a possibilidade de capturar, com o mesmo equipamento, além dos normais documentos, os cheques. 

Para quem ainda não sabe, a troca de cheques por imagem já é finalmente uma realidade no Brasil desde 31 de março de 2011. Seria então uma atitude antieconômica? Ou talvez não dá para compartilhar o mesmo equipamento entre os caixas e os gerentes de mesa?

5) Enfim, se nossa intenção for digitalizar altos volumes de documentos, podemos bater de frente com máquinas que escanerizam documentos até em altíssima velocidade, mas... pôxa...na saida eles estão fisicamente ao contrário. A questão está no projeto técnico do transporte do scanner. 

De fato, os documentos, para aterissar na mesma ordem, após a escanerização, devem passar por um mecanismo de transporte curvo, para que na saída possamos pegá-los e guardá-los sem ter que sentar depois numa mesa e manualmente esfolheá-los um a um para reordenar a massa.